Andre Beltz, Director Integrity Services der E-Plus Gruppe

Andre Beltz, Director Integrity Services der E-Plus Gruppe

Ein Gespräch mit André Beltz, Director Integrity Services der E-Plus Gruppe, über die Schulung und Sensibilisierung von Führungskräften. Sie sind seit circa zehn Jahren als Leiter der Internen Revision der E-Plus Gruppe tätig. Was hat sich für Sie in Ihrer neuen Position als Compliance-Verantwortlicher geändert?

André Beltz (AB): “Gar nicht so viel. Beide Funktionen beinhalten den Auftrag, das Unternehmen und seine Vertreter vor Schaden zu bewahren. Nur die Vorgehensweise ist letztlich unterschiedlich. Aber auch als Revisionsvertreter haben wir, schon lange bevor der Begriff „Compliance“ in aller Munde war, auf die präventive Sensibilisierung von Führungskräften geachtet und erste Elemente eines Compliance-Management-Systems etabliert. Unsere ersten Aktivitäten starteten bereits im Jahr 2005, damals allerdings noch unter dem Begriff „Integrität“. Zukünftig wird es aber um ein konzernübergreifendes Programm gehen, welches eng mit den KPN Compliance-Aktivitäten verzahnt ist.”

Was sind die Eckpfeiler des Programms, und welchen Maßnahmen messen Sie besondere Bedeutung zu?

AB: “Wir stehen vor allem vor einer präventiven Herausforderung. Durch Aufklärung und Information wollen wir Orientierung für unsere Kollegen in den Business- Bereichen bieten. Dafür werden wir Tools entwickeln oder weiterentwickeln, die wir unseren Kollegen anbieten. Quasi als Leitplanken für die tägliche Arbeit. Wesentliche Bestandteile werden dabei E-Learnings oder Präsenztrainings darstellen. Weiter planen wir eine Art „Compliance-Chat“ im hausinternen Intranet, in welchem Mitarbeiter und Führungskräfte ihre Fragen und Anregungen adressieren können. Wie wir dies am einfachsten umsetzen, diskutieren wir noch.”

Ihr Ansatz besteht also darin, eine Basis zu schaffen, die durch Feedback der Mitarbeiter erweitert werden kann?


AB: “Genau! Die Vermittlung und das Feedback sollen helfen, das Thema Compliance greifbarer zu gestalten. Es ist nicht damit getan, eine Regel aufzuschreiben und sie irgendwo abzulegen. Vielmehr kommt es darauf an, eine Regel zu verinnerlichen und leben zu können.”

Wie sieht das bei der E-Plus Gruppe konkret im Arbeitsalltag aus?

AB: “Da gibt es verschiedene Formen der Umsetzung. Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf wesentliche Compliance- Themen über das Intranet. Führungskräfte schulen wir sowohl in Präsenztrainings als auch in E-Learning- Programmen. Das möchten wir weiter ausbauen und zukünftig allen Mitarbeitern anbieten. Zudem können sich Mitarbeiter im Tagesgeschäft jederzeit an uns wenden, bei Bedarf besteht dann auch die Möglichkeit zu gezielten Schulungsaktivitäten in einzelnen Fachbereichen.”

Ein wesentliches Element der Compliance ist die Sensibilisierung der Mitarbeiter. Welchen Ansatz wählen Sie diesbezüglich?


AB: “Wir suchen den Dialog mit unseren Führungskräften und zukünftig auch mit Mitarbeitern, um zu definieren, was geht und was nicht geht. Wichtig ist dabei die Rolle der Führungskräfte. Wir stellen immer wieder heraus, dass die Vorbildfunktion des Vorgesetzten der Schlüssel zum Erfolg von Compliance-Programmen ist. Keine Handlung einer Führungskraft bleibt von den Mitarbeitern unbeobachtet, wird interpretiert und bewertet. Hier das nötige Bewusstsein für angemessenes Verhalten der Führungskräfte zu schaffen, ist einer unserer wesentlichen Handlungsansätze.”

Ihr Compliance-Office ist auf der einen Seite eine Art Anlaufstelle für die Mitarbeiter in rechtlichen Fragen, zum anderen gehen Sie aktiv auf die Mitarbeiter zu, um über rechtliche Grauzonen aufzuklären. Wie reagieren die Mitarbeiter darauf?


AB: “Rechtliche Fragestellungen beantworten die Kollegen der Rechtsabteilung. Wir sorgen aber in Abstimmung mit den Kollegen der Rechtsabteilung für Strukturen und geeignete Schulungsmaßnahmen, um rechtliche Problemfelder für unsere Kollegen der Businesseinheiten transparent zu machen. Man könnte auch sagen: Wir möchten die Kollegen schon vorsorglich daran hindern, sich überhaupt in eindeutig verbotene Bereiche zu verirren. Zudem wollen wir sie darin unterstützen, sich in Grauzonen richtig und angemessen zu verhalten. Sollte uns dies in Einzelfällen nicht gelingen, steht als zweite Abwehrmauer die Rechtsabteilung bereit, um die Kollegen im Einzelfall zu beraten und zu unterstützen. Aber zur Frage: Grundsätzlich werden die Aufklärungsmaßnahmen als hilfreich empfunden.”

Was sind die dringendsten Fragen, mit denen Mitarbeiter an Sie herantreten?


AB: “Regelmäßig sind es Fragen des täglichen Geschäftes. Kann ich diese oder jene Daten verarbeiten, welche Einladungen und Geschenke darf ich annehmen, wie ist eine bestimmte Richtlinie zu verstehen? Die Fragestellungen sind genauso vielfältig wie die Aktivitäten des Unternehmens, und wenn sie gestellt werden, sind sie in der Regel alle dringlich.”

Wird dieses Angebot gleichermaßen über alle Führungsebenen hinweg angenommen?


AB: “Wir haben bisher gute Erfahrungen gemacht. Auch wenn unsere Antworten beispielsweise aufgrund gesetzlicher Rahmenbedingungen nicht immer im Sinne der Fachbereiche ausfallen, werden sie in der Regel als hilfreich aufgefasst und auch beachtet.”

Wie kann man sich den konkreten Ablauf Ihrer Schulungen oder Einzeltrainings vorstellen?


AB: “Wir setzen zukünftig auf Präsenzschulungen und E-Learning. Präsenzschulungen müssen sehr sorgfältig geplant werden, da sie die eingeladenen Kollegen zeitlich sehr in Anspruch nehmen. Bei übergreifenden Schulungen versuchen wir, einen angemessenen Mix zwischen Frontalschulung und aktiver Beteiligung sicherzustellen. In der Vergangenheit haben wir dazu zum Beispiel auch Spielsequenzen eingesetzt. Bei Einzeltrainings müssen wir uns natürlich auf die konkrete Problemstellung des jeweiligen Fachbereiches einstellen. Aber auch hier ist die aktive Beteiligung der Kollegen gefragt. Wichtig ist, dass wir die Kollegen überzeugen können. Der erhobene Zeigefinger allein genügt heute nicht mehr.”

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