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In der Auto-Industrie sollen nicht nur die Fahrzeuge mobil sein. Auch die Mitarbeiter werden immer flexibler. Sie wollen arbeiten, wo immer es nötig ist, ohne dafür extra in die Firma zu kommen. Doch ihre Kunden sollen sie dennoch unter der gewohnten Festnetznummer erreichen können und selbst die internen Nebenstellen der Telefonanlage sollen auch unterwegs funktionieren.

Dieser Trend zeigt sich besonders in der Fahrzeug-Entwicklung, in dem der Telefónica-Unternehmenskunde Volke Consulting tätig ist. Die Firma hat deswegen jetzt ihre alte DECT-Telefonanlage durch eine moderne Cloud-Lösung ersetzt: Mit Digital Phone von O2 lassen sich sogar Handys als Festnetz-Telefone nutzen – und zwar immer und überall.

Bei Volke München verbinden Ingenieure Hightech mit Emotion. Sie arbeiten überwiegend für Automobilbauer und deren Zulieferer an der Mobilität von Heute und Morgen. Solidität, Know-how und Faszination – mit diesen drei Worten fasst der Ingenieurdienstleister sein Selbstverständnis zusammen. Volke München gehört zu Volke Consulting Engineers, einer international agierenden Unternehmensgruppe für Ingenieurdienstleistungen.

Volke Halle

Seit seiner Gründung im Jahr 1968 ist das Unternehmen kontinuierlich gewachsen und hat sich als stabiler Partner der Automobilindustrie etabliert. Weltweit hat die Volke Unternehmensgruppe in fünf Ländern insgesamt zehn Tochterunternehmen und Niederlassungen mit mehr als 3.400 Mitarbeitern. Volke ist an allen Prozessen der Fahrzeugentwicklung beteiligt – von der Idee über den ersten Designentwurf bis hin zur Serienbetreuung. Weitere Schwerpunkte sind der Maschinenbau sowie die Energie- und Verkehrstechnik vom Schienenverkehr bis zur Luft- und Raumfahrt.

Volke München: Meiste Mitarbeiter arbeiten in Kundenprojekten

Franco Jantschke, Leiter Einkauf, Controlling bei Volke

Franco Jantschke, Leiter Einkauf, Controlling bei Volke

Volke München beschäftigt rund 650 Mitarbeiter, wächst kontinuierlich und erschließt Schritt für Schritt neue Tätigkeitsbereiche zur Lösung technischer Herausforderungen.

„Die Meisten unserer Mitarbeiter sind in Kundenprojekten beschäftigt“, sagt Franco Jantschke, Leiter Einkauf, Controlling bei Volke. „Sie arbeiten deshalb oft beim Kunden direkt vor Ort mit den dortigen Entwicklerteams.“

Die Ingenieure von Volke sind entsprechend in hohem Maße mobil, klassische Arbeitsplätze sind dies jedoch nicht. Deshalb hat die Geschäftsführung entschieden, das Konzept des mobilen Arbeitsplatzes bis 2020 einzuführen.

Den relativ langen Zeitraum nimmt sich das Unternehmen, weil für eine echte Mobilisierung der Arbeit nicht nur Notebooks und Handys erforderlich sind. Vielmehr müssen technische Umstellungen bis hin zu räumlichen Veränderungen der Infrastrukturen sowie IT-Konzepte erarbeitet und schlussendlich migriert werden. Da das Projekt auch wirtschaftlich umgesetzt werden soll, müssen außerdem die Laufzeiten von bestehenden Verträgen berücksichtigt werden.

500 DECT-Telefone: Alte Anlage war teuer und unflexibel

Bei den Planungen für den mobilen Arbeitsplatz erwies sich die bisherige Telefonielösung als ein besonderer Klotz: Für die Anlage, über die rund 500 DECT-Telefone ihre Verbindung untereinander und nach außen herstellten, hatte das Unternehmen einen üblichen Vertrag mit einer Laufzeit von zehn Jahren abgeschlossen.

Anforderungsprofil: Überall wie im Büro arbeiten können

Volke München will seine Arbeitsplätze genauso mobil machen wie seine Mitarbeiter: Diese arbeiten überwiegend in Projekten und kommen häufig an wechselnden Orten zum Einsatz, sowohl bei Kunden als auch am Sitz des Unternehmens. Deshalb hat die Unternehmensleitung entschieden, bis 2020 das Konzept mobiler Arbeitsplätze vollständig umzusetzen. Die Mitarbeiter sollen die notwendigen Ressourcen für ihre Arbeit unabhängig vom Einsatzort nutzen können. Neben einem leistungsstarken Notebook mit VPN-Verbindung zum Unternehmensnetzwerk zählt dazu ganz wesentlich auch ein Telefonanschluss, über den der Mitarbeiter überall erreichbar ist. Die vorhandene klassische Telefonanlage mit zirka 500 DECT-Telefonen sollte durch eine Mobilfunklösung ersetzt werden, ohne auf die Komfortfunktionen einer Telefonanlage wie Durchwahl, Verbinden und Gruppenruf verzichten zu müssen.

Im Laufe der Jahre waren immer wieder auch Erweiterungen für mehr Teilnehmer hinzugekommen, was den Vertrag jedes Mal aufs Neue verlängerte. „Damit waren wir auf sehr lange Zeit gebunden und konnten selbst, wenn bei unserem Projektgeschäft mal weniger Mitarbeiter bei uns im Haus beschäftigt waren, die Kosten für unsere Telefonanlage nicht einfach gemäß ihrer Nutzung reduzieren“, erklärt Jantschke. „Wir suchten deshalb eine Lösung, die uns mehr Flexibilität ermöglicht und gleichzeitig die Erreichbarkeit unserer Mitarbeiter vereinfacht.“

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Klar war dabei auch, dass eine reine Mobilfunklösung nicht reichen würde. „Viele unserer Kunden bevorzugen es, eine Festnetznummer anzurufen“, erzählt Jantschke. „Außerdem nutzen wir unternehmensintern praktische Kurzwahlnummern, um Kollegen oder Abteilungen zu erreichen. Auf solche Komfortfunktionen, wie klassische Telefonanlagen sie bieten, wollten wir nicht verzichten.“

Digital Phone: Viel flexibler als Hardware-Telefonanlagen

Digital PhoneUm eine passende Lösung zu finden, startete Volke München eine entsprechende Ausschreibung. Mehrere Telekommunikationsunternehmen und ein Systemhaus beteiligten sich.

„Unseren Zuschlag erhielt schließlich Telefónica mit Digital Phone, weil uns das Unternehmen als einziges eine ausgereifte und auf dem Markt bewährte Lösung zu sehr guten Konditionen anbot“, begründet Jantschke die Entscheidung.

„Das Zusammenspiel von Festnetz und Mobilfunk, die Kombination von Digital Phone und O2 Unite bringen uns die passende Flexibilität für unser Projektgeschäft. Wir konnten dadurch unsere Kosten senken und die Erreichbarkeit unserer Mitarbeiter flexibler gestalten.“
Franco Jantschke, Abteilungsleiter Controlling / Einkauf, Volke München

Digital Phone setzt auf die virtuelle Telefonanlage von NFON auf. Sie kommt aus der Cloud und wird in deutschen Rechenzentren betrieben. Mit mehr als 160 Funktionen bietet sie den Komfort klassischer Telefonanlagen, allerdings mit mehr Flexibilität: Über Digital Phone können nicht nur stationäre IP-Telefone angebunden werden, sondern auch Mobiltelefone via App sowie Computerarbeitsplätze über eine entsprechende Client-Software.

Leistungsprofil: Digital Phone erfüllt alle Anforderungen

  • Digital Phone als virtuelle Telefonanlage
  • Bequeme Nebenstellenverwaltung mit allen wesentlichen Komfortfunktionen
  • Flexibel skalierbare Lösung, kurzfristig anpassbar
  • Kombination mit Mobilfunk
  • O2 Unite als einfaches und gut kalkulierbares Tarifmodell für den Mobilfunk
  • Einfache Administration von virtueller Telefonanlage und Mobilfunkvolumen per Webportal

Zum Telefonieren ist nur eine Internetverbindung zur virtuellen Telefonanlage nötig. Egal ob über App, Client-Software oder IP-Telefon, der Telefonierer ist unabhängig davon immer unter derselben Telefonnummer erreichbar. Funktionen wie Weiterleiten von Gesprächen, Telefonkonferenzen und Gruppenruf sind dabei genauso möglich wie bei einer klassischen Telefonanlage. Neue Telefonarbeitsplätze können flexibel monatlich dazugebucht oder gelöscht werden.

Alle zufrieden: Zügige Umstellung auf Digital Phone

„Als eine besondere Herausforderung stellte sich noch unser Anliegen heraus, dass wir alle unsere Telefonnummern in einem zusammenhängenden Block haben wollten“, sagt Jantschke. „Hierbei hat uns Telefónica sehr gut geholfen und wir haben uns einen Block von 1000 Nummern gesichert.“ So konnten alle Mitarbeiter ihre bisherige Durchwahl behalten.

Kundennutzen: Geringere Telefonkosten und bessere Erreichbarkeit

Mit Digital Phone und O2 Unite kann Volke Consulting seine Telefonkosten senken und die Erreichbarkeit vereinfachen, ohne auf Komfortmerkmale zu verzichten.

  • Voller Funktionsumfang einer Telefonanlage als günstiger Service aus der Cloud
  • Wesentlich kürzere Vertragslaufzeit als bei eigener Telefonanlage
  • Größere Flexibilität bei Erweiterung oder Verkleinerung des Nutzerkreises
  • Mitarbeiter sind auch außerhalb des eigenen Büros automatisch über Mobilfunk erreichbar
  • Kunden rufen zu ihren in der Regel günstigen Festnetzkonditionen an
  • Reduktion von Administrations- und Kostenaufwand
  • Vorteilhafte Kombination von virtueller Telefonanlage und Mobilfunk

Im Oktober vergangenen Jahres begannen die Planungen für die Umstellung auf Digital Phone, zum 1. Januar 2015 ging die neue Telefonie-Lösung in Betrieb. „Das lief sehr gut“, äußert sich der 36-Jährige zufrieden. „Es hat keine größeren Probleme gegeben, und unsere Mitarbeiter sind mit der neuen Lösung sehr zufrieden.“ Das gilt insbesondere auch für diejenigen, die Digital Phone unternehmensintern administrieren. Zuständig hierfür ist die IT-Abteilung, die jetzt über eine übersichtliche Weboberfläche alle Funktionen der neuen virtuellen Telefonanlage verwaltet.

Administration vereinfacht: Mobilfunk-Kombination mit O2 Unite

Zufrieden ist aber auch Franco Jantschke. „Innerhalb von knapp einem halben Jahr haben wir den Breakeven erreicht“, sagt er kostenbewusst. Dazu trägt nicht nur das Wegfallen der hohen Wartungskosten für die alte Telefonanlage mit ihren 500 DECT-Telefonen bei, sondern auch die Kombination von Digital Phone mit dem praktischen Mobilfunktarif O2 Unite von Telefónica. Bei diesem Tarifmodell bezahlt ein Unternehmen ein Minutenkontingent, das alle Mobiltelefonierer des Unternehmens gemeinsam nutzen.

Digital Phone von O2: So dynamisch wie Ihr Unternehmen.

Diese Pool-Lösung vereinfacht zusätzlich die Verwaltung der Verträge: Statt wie sonst üblich, für jeden Mitarbeiter einen eigenen Vertrag zu führen, hat Volke jetzt nur einen Mobilfunkvertrag. SIM-Karten kann das Unternehmen einfach aus seinem Pool an neue Mitarbeiter ausgeben. Sie müssen anschließend nur über ein Webportal aktiviert werden, schon kann der neue Mitarbeiter das Minutenkontingent von Volke nutzen. Scheidet ein Mitarbeiter aus, kann Volke die entsprechende SIM-Karte selbst deaktivieren. „Die Verwaltung von O2 Unite läuft dabei so einfach, dass wir im Einkauf diese übernommen haben“, sagt Kaufmann Jantschke.

Er ist von der Lösung mit Digital Phone und O2 Unite so überzeugt, dass er sie seinen Kollegen an den anderen Standorten von Volke vorstellen und empfehlen möchte. In seinem Vorhaben, die Arbeitsplätze zu mobilisieren, ist Volke München einen guten Schritt vorangekommen. „Außerdem haben wir vieles bei uns in der Administration vereinfacht“, lobt Franco Jantschke. „Für uns ist es ein echter Vorteil, unsere Telefonie – ganz gleich ob Festnetz oder Mobilfunk – aus einer Hand von Telefónica zu bekommen.“ Die Lösung habe sich bereits jetzt für Volke München bezahlt gemacht.

Kontakt:

Volke Consulting GmbH & Co. Planungs KG
Schätzweg 7-9
80935 München
info@volke-muc.de | www.volke-muc.de

Digital Phone von Telefónica
Ihre virtuelle Telefonanlage: Digital Phone von O2
T 0800 10 90 95 9 (Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr)

O2 Unite
Ein Unternehmen. Eine Rechnung. O2 Unite.
T 0800 10 90 878 (Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr)

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